Eczanede SKT ve Lot Takibi Nasıl Yapılır?

Son kullanma tarihi (SKT) geçmiş bir ürün eczane rafında ya da depoda bulunursa hem müşteri güvenliği açısından hem de yasal sorumluluk açısından ciddi sonuçlar doğurabilir. Lot numarası takibi ise hem geri çağırma süreçlerinde hem de sorunlu partilerin tespitinde hayati öneme sahiptir. Bu yazıda eczanede SKT ve lot yönetimini nasıl sistemli hale getirebileceğinizi ele alıyoruz.

SKT ve Lot Numarası Nedir?

Son kullanma tarihi (SKT), bir ürünün üreticisi tarafından garanti ettiği güvenli kullanım süresinin sonunu ifade eder. İlaçlarda bu tarih aynı zamanda yasal bir kısıtlama getirir: süresi dolmuş ürünü satmak yasaktır.

Lot numarası (parti numarası veya batch number de denir), üretimde aynı koşullarda ve aynı zamanda üretilen ürün grubunu tanımlar. Bir ürün grubunda kusur veya kontaminasyon tespit edildiğinde, lot numarası o partiyi diğerlerinden ayırt etmeye yarar. Türkiye'de beşeri tıbbi ürünler için lot numarasının ambalajda yer alması yasal zorunluluktur.

Neden Sistematik Takip Gerekli?

Yasal Zorunluluk

TİTCK ilaç geri çağırmaları lot bazında yapılır. Bir geri çağırma duyurusu geldiğinde, eczanenizde o partiye ait ürün bulunup bulunmadığını hızla tespit edebilmeniz gerekir. İTS sistemi bu süreçte temel araçtır; ancak ilaç dışı ürünlerde (dermokozmetik, takviyeler) lot takibini manuel veya ayrı bir sistemle yürütmek gerekebilir.

Mali Risk

Miadı geçmiş ürün, imha edilmesi gereken bir maliyet kalemine dönüşür. Değeri yüksek dermokozmetik ürünlerde bu risk özellikle hissedilir. Sistematik takip, ürün çıkış sırasını optimize ederek bu riski azaltır.

Müşteri Güveni

Raf kontrollerini düzenli yapan ve son kullanma tarihi yaklaşan ürünleri önceden tespit eden eczaneler, müşterilerine süresi dolmuş ürün verme riskini ortadan kaldırır.

FEFO İlkesi: İlk Miad, İlk Çıkar

Depo yönetiminde yaygın kullanılan iki ilke vardır: FIFO (ilk giren ilk çıkar) ve FEFO (ilk miadı dolan ilk çıkar).

Eczaneler için doğru yaklaşım FEFOdur. İki ürün aynı gün raf veya depoya koyulmuş olsa bile son kullanma tarihi daha yakın olan önce satılmalıdır. Ürün yerleştirmesini buna göre yapmak — yeni gelen ürünleri arkaya, eski SKT'li ürünleri öne koyarak — en basit ve etkili önlemdir.

Pratik Takip Yöntemleri

Elle Etiket Sistemi

Basit ama etkili: her ürün grubuna veya rafa, SKT'yi gösteren renkli etiket ya da kart yapıştırmak. Örneğin:

• Kırmızı etiket: 3 aydan az SKT
• Sarı etiket: 3–6 ay aralığında SKT
• Yeşil etiket: 6 aydan fazla SKT

Bu sistem ek bir yazılım gerektirmez; periyodik kontrollerde görsel tarama yeterlidir.

Eczane Yazılımlarında SKT Takibi

Birçok eczane bilgisayar sistemi (PBS), stok kayıtlarında SKT ve lot numarasını tutmaya olanak tanır. Yazılımınızda bu alanlar varsa giriş sırasında doldurma alışkanlığı kazanmak, ileri tarihli raporlar almanızı sağlar.

Bazı yazılımlar belirli bir süre kalmadan önce uyarı verir (örneğin "60 günden az SKT'li ürünler" raporu). Bu uyarılar düzenli takip için değerli bir araçtır.

Barkod ve Karekod Okuma

2D karekodlu ürünlerde (DataMatrix kodu) ürün bilgileri — lot numarası, SKT ve seri numarası — kodun içinde yer alır. El terminali veya uyumlu yazılımla bu kodu okumak, veri girişini hem hızlandırır hem de hata payını düşürür.

İTS'ye bağlı ilaç alış-satış süreçlerinde karekod okuma zaten zorunludur; ilaç dışı ürünlerde ise bu altyapıyı kurmak isteğe bağlıdır.

Tedarik Anında SKT Kontrolü

Lot takibinde en kritik adım, ürünleri teslim alırken gerçekleşir. Teslimat kabul sürecinde şu kontrolleri yapmak iyi bir alışkanlıktır:

1. SKT yeterliliğini kontrol edin: Ürünün raf ömrünün en az %50'si kalmış olması önerilir. Örneğin 12 aylık bir ürünü 4 ay önce teslim almak mantıklı değildir.

1. Lot numarasını kaydedin: İster manuel isterse yazılım üzerinden olsun, lot numarasını giriş kaydına ekleyin. İleride bir geri çağırma geldiğinde hangi partiyi aldığınızı bilmeniz gerekmektedir.

1. Ambalaj bütünlüğünü kontrol edin: Ezilmiş, ıslanmış veya açılmış ambalaj ürün güvenliğini tehlikeye atabilir.

Tedarikçi ile SKT Koşullarını Netleştirin

Bir tedarikçiyle çalışmaya başlamadan önce SKT konusundaki politikalarını sormak önemlidir:

• Minimum kalan SKT garantisi: Tedarikçi, satışında belirli bir minimum SKT kalan ürün garantisi veriyor mu?
• SKT yaklaşan ürünlerde iade: Belirli bir SKT sınırının altına düşmüş ürünü iade edebilir misiniz?

Bu koşullar her tedarikçide farklıdır ve önceden netleştirilmesi, sonradan yaşanacak anlaşmazlıkları önler. Tedarikçi seçiminde yalnızca fiyata değil, bu hizmet koşullarına da dikkat etmeniz, toplam maliyet açısından önemlidir. Bu konuya kargo dahil gerçek maliyet yazımızda daha ayrıntılı değindik.

Periyodik Raf Kontrolleri

SKT takibi yalnızca giriş anında değil, düzenli aralıklarla da yapılmalıdır. Önerilen periyot:

• Hızlı dönen ürünler: Ayda bir kontrol
• Yavaş dönen ürünler: İki haftada bir kontrol
• Mevsimsel ürünler (örneğin güneş koruyucular): Sezon başında ve ortasında özel kontrol

Kontrolde bulunan "kırmızı" durumundaki ürünler için hemen aksiyon planı oluşturun: fiyat indirimi, görünür yere alma, ekip bilgilendirmesi.

Özet

Sistematik SKT ve lot takibi eczanenizi hem yasal risklerden hem de mali kayıplardan korur. FEFO ilkesini raf düzenlemesine uygulamak, tedarik anında lot ve SKT kaydı tutmak ve düzenli periyodik kontroller yapmak bu sistemin üç temel ayağıdır. Eczane yazılımınızın sunduğu raporlama araçlarını bu süreçler için aktif kullanmak zaman içinde büyük kolaylık sağlar.

Tedarikçi seçiminde SKT garantisi ve iade politikası gibi hizmet koşullarını karşılaştırmak için Farma Tedarik üzerinden ürün ve tedarikçi bilgilerini inceleyebilirsiniz.

---

Kaynaklar:

• TİTCK İlaç İzlenebilirlik Sistemi: titck.gov.tr
• Türk Eczacıları Birliği: teb.org.tr
• İlgili mevzuat: resmigazete.gov.tr